Für diese Frage gibt es unzählige Antworten, die von verschiedenen Faktoren abhängen: wie lang ist die Geschichte, wie viele Figuren und Handlungsorte kommen darin vor, über welchen Zeitraum wird sie erzählt, welche Art der Informationssammlung zieht der*die Autor*in vor etc. Hier sind einige Vorschläge, welche Hilfsmittel für kreative Leute zur Verfügung stehen.
Für die Sammlung von Fakten und Ideen benutze ich weitgehend meine private Website (nein, nicht die hier), da ich mir die auf meine Bedürfnisse zuschneiden lassen kann. Diverse Statistiken führe ich teils ebenfalls auf der Website und teils in der einen oder anderen Excel-Datei. Ich habe eine Vorliebe für Tabellen, auch wenn mir bewusst ist, dass das nicht immer die praktischste Art der Informationsdarstellung ist.
Alle nachfolgenden Lösungen sind, soweit ich weiss, auch für Teamarbeiten geeignet.
Wer nun keine eigene Website hat, die er*sie nach Belieben personalisieren kann, mag eventuell zu Milanote greifen. Dort können Texte, Bilder und Videos von anderen Quellen im Internet zusammengetragen werden, um eine Sammlung von Informationen für den*die Nutzer*in zu bilden. Ich habe keine persönliche Erfahrung mit Milanote, aber ich habe schon von einigen Kreativen gehört, dass es sehr praktisch ist und so auch die Links zu den Original-Websites erhalten bleiben, was besonders für Quellenangaben hilfreich sein dürfte.
Ähnlich funktioniert auch Obsidian, das als Desktop-Programm verfügbar ist. Es gibt für diverse Browser eine Erweiterung, mit der Inhalte direkt zum Programm und damit zur persönlichen Informationsammlung hinzugefügt werden können. Obsidian ist meines Wissens noch relativ neu, ich habe bisher aber nichts Schlechtes darüber gehört.
Spezifisch für Worldbuilding und Storytelling bietet sich World Anvil an, das mit verschiedenen Werkzeugen wie Karten, Zeitleisten, Stammbäumen und eigenem Wiki darauf ausgelegt ist, eine umfassende Basis für Geschichtenerzähler*innen zu sein. Diese Informationen können nur für eine einzelne Person oder auch für mehrere Leute ersichtlich sein. Auch hier kann ich mich nicht auf eigene Erfahrungen berufen, aber ich habe bislang nur Gutes darüber gehört.
Campfire ist eine Plattform, die sich besonders an Schreibende und Leseratten richtet. Auch hier stehen Karten, Charaktersteckbriefe und Zeitleisten zur Verfügung, um alle Elemente einer Geschichte zu organisieren und zu visualisieren. Es ist modular aufgebaut, damit es alle Bedürfnisse abdecken kann, ohne unübersichtlich zu werden.
Für die visuelle Stimmung meiner Bilderwelten arbeite ich persönlich weitgehend mit Pinterest, dort erstelle ich Pinnwände für meine einzelnen Geschichten und ergänze die Bilder, die mich inspirieren. Wenn ich eine Geschichte (weitgehend) fertig habe, schalte ich die Pinnwand öffentlich. Falls dich interessiert, wie das so aussieht, und du gerne etwas stöbern möchtest, hier der Link zu meinem Pinterest-Profil.
Wer bevorzugt mit Checklisten und Terminen arbeitet, hat vielleicht auch Freude an Trello. Dort können Aufgaben erfasst, kategorisiert und terminiert werden, alles in einer praktischen Übersicht. Und hier kann ich mit eigener Erfahrung trumpfen, denn ich habe Trello schon oft beruflich wie privat für Projekte benutzt und kann es guten Gewissens weiterempfehlen.
Schlussendlich gibt es kein richtig oder falsch, was solche visuellen, organisatorischen und erzählerischen Hilfsmittel angeht. Kein Buch wird automatisch ein Bestseller, nur weil es mit Hilfe dieser Mittel entstanden ist. Gleichzeitig kann auch eine Geschichte ganz ohne all das Drumherum weltweit erfolgreich sein. Wie bereits am Anfang erwähnt, es kommt halt auf vieles an.